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転入届の提出の際に、代理人本人の身分証明書を提示する必要があります。このため、この身分証明書を用意できない方では提出できないので、これが冒頭で述べた条件ということになります。
転入届・転出届・転居届・世帯変更届の各届出を、本人または同一世帯以外の方が行う場合は、委任状と代理人の本人確認書類(写真付き住民基本台帳カード、運転免許証、日本国発行のパスポート、健康保険証、年金手帳、学生証、在留カードなど)が必要です。
次に具体的な例を挙げて、手続き等の手順を説明していきます。
引越しにともなう転居の場合、通常は
という手順となると思いますが、転入届の提出は、「新しい住所に住み始めた日から14日以内」と決められていますので、引越し後にしか手続きできません。したがって、3以降での手続きとなります。
このほか、市・区が変わる転居では、転出元で転出手続きをし、転出証明書を取得する必要があります。この手続きは、2と3の間でしておく必要があります。
ルール的には、引越し業者との契約の前に転出手続きをすることも可能ですが、届出には転居予定日の記載が必要になるので、スケジュールが決まってから手続きする方が無難でしょう。
上記以外の注意点として、同一世帯かどうか、という問題があります。具体的には、質問にあった「恋人」というのが、届出上、世帯主と同一世帯の人間であった場合は、代理人ではなく正規の届出対象者となるので、委任状の必要がなくなるということです。
一方で、同棲などをしていた場合でも、世帯が別ということであれば、あくまでそれぞれが手続きをする必要があるため、この場合はこれまで述べたケースに当てはまると言えます。
最後に、身分証明書(本人確認書)についてですが、これは窓口に提出しに来た人は必ず必要になるので、仮に世帯主本人が手続きに訪れた場合でも、その方の身分証明書(本人確認書)は必要になるため、その点はあらかじめご注意いただきたいと思います。